私の事務所の交通費精算方法

私が勤めている行政書士事務所では、月末に交通費を精算をするという形をとっています。交通費精算表はエクセルで作成します。日付けや交通手段、移動区間、かかった金額などを細かく入力します。自己申告制なので、証拠などは特に必要ありません。でも、時間が経つと忘れてしまうので、仕事で外出した際はこまめに記録するようにしています。これをプリントアウトして、自分の印鑑を押した上で所長に受理してもらいます。所長にも同じように精算表を作ってもらい、最終的に私が経理ソフトに入力します。事務所を起ち上げたばかりの頃は、イコカというICカードを利用しており、お金をチャージした時に出る領収書を使って交通費の精算を済ませていました。しかし、知り合いの税理士さんから、「それだと用途が不明瞭なので、税務署に指摘されるよ」と教えていただいたので、すぐに交通費精算表を作成するという形に切り替えました。

会社に交通費精算する場合について

交通費精算というのは会社で社員が営業・客先訪問をする際に利用した電車やバス・タクシーといった交通費を精算することです。交通費というのはタクシー以外は領収書が発行されません。だから経費処理が円滑にする為に会社の担当者が交通費精算書を作ります。その際のテンプレートは今はネットでダウンロードできるようになっていますね。ただしこれらの交通費は申請をしないともらうことが出来ません。だから申請漏れのないようにしましょう。交通費ってもらい忘れると結構大きいと思いますし、何よりきちんと金額をメモしておかないとあとからネットで調べることは出来ますが少々手間です。きちんと書類を記載して担当の人に渡すまでがお仕事の一環なのです。通勤交通費申請書の場合は自宅から会社への通勤経路を入社時に申請し通勤手当を毎月支給してもらいます。

交通費精算システム導入のメリット

会社経営において意外と経費のロスになるのが交通費精算の処理です。今では表計算ソフトを使う会社が多いようですが、それでは合計金額を計算してくれはしても出張先までの経路やそれにかかる経費のチェックは人間の手で行わなければなりませんでした。これを従業員100名規模の会社で行っていると時間にして1カ月100時間以上、人件費に換算して40万円程度のロスがでると言われています。また、出張を行った者が実際より高額になる経路で申請をして差額をせしめるという不正の可能性も除外できません。そして、そのチェックをすべて人の手で行うのは不可能に近いでしょう。そんな時にあると便利なのが交通費精算システムです。これを使うと出発点と目的地を入力すれば適切な経路とそれにかかる費用が自動的に算出され、しかも定区間の控除までやってくれます。さらにスマートフォンで外出先からも申請できるので仕事の効率化を図ることができるのです。

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